De illusie van de optelsom

De noodzaak van analytische financiële informatie

Uitdaging
Groeien is als onderneming soms het bestrijden van een veelkoppig monster. Heb je eindelijk een goede stroom aan orders, dan ontstaan er knelpunten in de productie. Heb je net geïnvesteerd in een uitbreiding van je productiecapaciteit dan blijven opeens de verwachte aanvullende verkopen uit. Of je als onderneming op koers ligt of niet, dat lees je dus ook niet alleen maar af aan de omzet of de winst. Er is meer nodig, aan inzichten en analytische informatie. Bijvoorbeeld, de bezettingsgraad van een machine, het aantal declarabele uren per medewerker, het aantal orders per verkoper et cetera. Want als je alles bij elkaar optelt kan het best prima gaan, maar als je een vergrootglas op delen van je bedrijf legt zien prestatie er heel anders uit.

Problemen die ontstaan
De gebieden waarop het signaleren van verschillen in prestatie het meest van belang zijn hangt af van de precieze context. Bedrijven in de maakindustrie doen er goed aan om analyses uit te voeren op het verschil tussen voor- en nacalculatie van productie-orders of productie-perioden. Een wereld van mogelijke efficiencyverschillen, onjuiste aannames door het bedrijfsbureau of de productieplanning worden zo zichtbaar. Hetzelfde geldt voor analyses van financiële prestaties op het niveau van klanten, klant- of productgroepen. Met daarbij zoveel mogelijk een toerekening van alle indirecte kosten naar specifieke klant- of productgroepen. De groeibriljanten blijken dan soms opeens subsidieslurpers te zijn, ze vreten de winstgevendheid van de onderneming op terwijl de cijfers op totaalniveau geen aanleiding geven tot dergelijke conclusies.

Analyses

• Voor- en nacalculatie per productie-orders of -perioden
• Toerekening van indirecte kosten aan productmarktcombinaties
• Verbijzonderen van marketing- verkoopkosten naar instroom nieuwe klanten
• lost-order analyses
• analyses van klachten en after-sales

Oorzaken
Belangrijke oorzaken voor de uiteenlopende prestaties van bedrijfsonderdelen zijn het gebrek aan juiste analytische informatie. Sommige inzichten staan ook haaks op de intuïtieve benadering van ondernemers. Snelle groei in omzet van een veelbelovend product lijkt niet goed samen te gaan met een matige financiële bijdrage van een dergelijk product terwijl de feiten wel laten zien dat dit het geval is. Daarom is het organiseren van analytische informatie ook zo belangrijk. Omdat ze de intuïtie van ondernemers aanvult, versterkt en tegenspreekt waar nodig.

interventies

• verbijzonderen van indirecte kosten
• meten van conversieratio's
• meer analytische besturingsinformatie gebruiken
• meer analytisch beheersingsinformatie opleveren
• vergroten van het bewustzijn voor accountability